​​tips voor effectief teamoverleg Debby Tol

5 tips voor een effectief teamoverleg

Zie jij ook zo op tegen al die overleggen?
5 tips om dit te veranderen

Ik heb heel lang een hekel gehad aan vergaderingen, teamoverleggen, projectbijeenkomsten enz..
Een hele dag geinvesteerd en wat had het nu eigenlijk echt opgeleverd?
Vaak ging ik met een ontevreden gevoel naar huis.

Ik weet niet hoe het bij jou zit, maar ik kon heel erg opzien tegen teamoverleggen met medewerkers.
Een agenda die te vol was. 
Medewerkers die van de hak op de tak springen en een sfeer die te wensen overliet.

Vaak had ik na afloop van zo’n bijeenkomst het gevoel een uitgeknepen citroen te zijn.

Het voelde als falen. Weer waren er punten naar het volgende overleg door geschoven.
Weer was het overleg uitgelopen was en weer hoorde ik de medewerkers op de gang hoorde mopperen.
Over de tijd die dit overleg gekost had en het feit dat het er toch niets veranderde.

Ondertussen weet ik dat ik niet de enige ben die op kan zien tegen dit soort overleggen.
Sterker nog, ik denk dat heel veel middenmanagers dit herkennen.

Middenmanagers zijn er heel erg goed in om te mopperen op medewerkers die tijdens een overleg van de hak op de tak springen, zich niet voorbereiden hebben en overal “ja, maar…” op zeggen.

Herken je dit?
Baal je na ieder overleg toch ook wel een beetje van jezelf?
Dan kan ik je mijn oplossing aanraden:

In 5 stappen naar een effectief overleg

1. Maak vaste punten

  • Verslag van de vorige vergadering (alleen op- of aanmerkingen op de tekst)
  • Mededelingen (per deelnemer bijvoorbeeld max 2 minuten, houdt de tijd bij met een timer)
  • Rondvraag (let op: geen discussies!)

​​Stel de agenda vast door het bepalen van de tijd per agendapunt.

2. ​​​Vraag medewerkers de agendapunten in de vorm van een vraag op de agenda te zetten

  • Welke vraag of voorstel wil je behandelen?
  • Waarom wil je deze vraag of voorstel behandelen?
  • Wat is je doel? (informatie, advies, besluit)

Wanneer deze vragen voorafgaand aan de vergadering beantwoord zijn kunnen ze al meegenomen worden op de agenda.
Dit maakt voorbereiden voor de andere deelnemers makkelijker.

3. Pak je rol als voorzitter serieus op.
Geef leiding aan de discussie en probeer inhoudelijk uit de discussie te blijven, op die manier kun je je volle aandacht bij het proces houden. Stel goede vragen, vragen die ertoe doen, bijvoorbeeld:

  • Wie heeft een voorstel
  • Wat zijn de voor- en nadelen?
  • Zijn er consequenties
  • Wie is voor of tegen? Waarom?
  • Andere voorstellen/argumenten?

Zorg dat je de vaart erin houdt door steeds een vraag te stellen die ertoe doet.
Rond ieder agendapunt goed af. Kan er een beslissing genomen worden?
Wie is er voor welk voorstel?

4. Maak dan afspraken over:

  • Vanaf wanneer invoeren?
  • Wie handelt dit af?
  • Moet er geëvalueerd worden? Ja? Wanneer, door wie, waar?

Geef je medewerkers duidelijke kaders mee zodat zij ook in staat zijn om besluiten te nemen over de agendapunten.
Is er een agendapunt waar zij geen invloed op hebben? Zorg dat je deze in het mededelingen rondje verwerkt.
Op die manier is het duidelijk dat er geen discussie nodig is, het is zoals het is. 

5. Leg de afspraken vast in een besluiten en actielijst


Herken je dit ook?

Ik las pas deze quote van Gerard Kuper, econoom:
“Een vergadering is een bijeenkomst die te lang duurt”.

En toen wist ik weer WAAROM ik zoveel energie stopte in teamoverleggen.
Niet omdat het zo in de overlegstructuur beschreven was.
En zeker niet omdat er anders maar tijd over bleef.
Nee, ik vond teamoverleggen belangrijk omdat iedereen in de zorg, of je nu verpleegkundige bent of manager, kwalitatief goede zorg wil leveren.

Om dat voor elkaar te krijgen is het belangrijk met je teamleden in gesprek te gaan en samen afspraken te maken.
Vaak komen medewerkers speciaal terug van hun vrije dag voor dat overleg.
Wanneer zo’n overleg dan niet het gewenste resultaat oplevert zijn mensen teleurgesteld.

En dat was nu net niet wat ik wilde bereiken met het overleg.
Wat ik wel wilde was duidelijkheid scheppen in de werkzaamheden zodat mijn medewerkers op een efficiente manier konden doen waar ze goed in zijn: zorg leveren.
Vanaf het moment dat ik dat ook echt voor elkaar kreeg heb ik nog maar zelden last gehad van een ontevreden gevoel na afloop van een overleg!

Wat is jouw gevoel na een overleg?