​​Wil jij leren om van je teambijeenkomst een succes te maken? Debby Tol

5 Manieren Om Je Teambijeenkomst Te Verprutsen

Vanaf de eerste schooldag leren we dat fouten maken niet handig is. 

Wanneer ik als kind een verkeerd antwoord in mijn schriftje schreef werd dat steevast afgestraft met een dikke rode streep.
Schreef ik het goede antwoord op dan kon ik rekenen op een mooie groene krul en bij veel goede antwoorden zelfs een mooie sticker.
Nog steeds heb ik last van die angst voor die rode pen. 
Het liefst doe ik alles in 1x goed.
Dat is jammer, want juist van fouten maken kunnen we zoveel leren. 

Afgelopen week moest ik ineens denken aan mijn eerste grote teambijeenkomst.

De organisatie waar ik werkte bestond net een half jaar en ik was zelf krap 2 maanden in dienst.
Nog niet alle medewerkers had ik persoonlijk gesproken. 
Ik wilde deze middag dus graag kennismaken met diegene die ik gemist had op mijn ronde door de regio. 

Onderweg naar de locatie waar de bijeenkomst gehouden werd ging er van alles door mij heen.
Ik vroeg me af of het me zou lukken om de plezierfactor een prominente plaats te geven. 
Plezier staat in mijn waarden top 5 en is voor mij in mijn werk een belangrijke factor. 
Waarom ik me zorgen maakte om die plezierfactor? 
De boodschap die ik die middag moest brengen: de formatie op de locaties zou met de helft teruggebracht worden. 

Er was die middag ook een collega van het hoofdkantoor aanwezig, hij zou iets vertellen over zijn afdeling. 
Pikant detail: deze afdeling was zacht gezegd niet populair in de regio. 
Niets deden zij goed, de algemene mening over deze afdeling was: opdoeken!

Om 2 uur ging mijn bijeenkomst van start.
Na mijn inleidende praatje bracht ik het nieuws over de formatienorm.
De zaal stond op zijn kop, mensen mopperden, de plezierfactor was ver te zoeken.
Ik voelde me zacht gezegd ongemakkelijk.
Toen de rust weer een beetje terug was gekeerd vertelde de collega van het hoofdkantoor zijn verhaal.
Weer werd er gemopperd en weer probeerde ik uit alle macht om de sfeer goed te houden.
Wat natuurlijk jammerlijk mislukte, hoe meer ik mijn best deed hoe bozer de zaal werd. 

De middag werd afgesloten met een hapje en een drankje waarbij iedereen angstvallig bij zijn of haar eigen team bleef staan. 
Contact tussen de verschillende locaties was er niet of nauwelijks en ook de stemming was rond het vriespunt.

Wat ging er toch mis?

Met de wijsheid van nu kan ik daar het antwoord wel op geven:

  • Ik had niet helder wat het resultaat moest zijn van deze bijeenkomst
  • Ik had mezelf onvoldoende voorbereid op deze bijeenkomst
  • De invulling van de middag sloot niet aan bij de behoefte van de medewerkers. 
  • Er werd geen aandacht besteed aan het “waarom” van de veranderingen
  • De uitnodiging was vaag waardoor de verwachtingen van de medewerkers niet aansloten bij de invulling van de bijeenkomst.

De volgende bijeenkomst moest het anders!

In de voorbereiding van de daarop volgende bijeenkomsten stelde ik mijzelf de volgende vragen:

  • Wat wil je bereiken met deze bijeenkomst? Wat is het resultaat?
  • Is je agenda helder? Weten de medewerkers wat zij kunnen verwachten en wat er van hen verwacht wordt?
  • Sluiten de onderwerpen aan bij de behoefte van de medewerkers?
  • Is het helder “waarom” deze onderwerpen op de agenda staan en “waarom” deze veranderingen nodig zijn?
  • Heb ik bij de invulling van de middag rekening gehouden met de verschillende voorkeuren van medewerkers om informatie te verwerken?

Herken jij dit?

Heb jij ook van die bijeenkomsten waar het plezier ver te zoeken is?
Zet je bijeenkomst dan eens op de volgende manier op:

Begin bij het einde.
De valkuil waar veel leidinggevenden en managers in gaan staan is dat zij eerst een leuke werkvorm zoeken en daar de bijeenkomst omheen organiseren. 
Wanneer je begint met het gewenste resultaat te formuleren helpt dit je bij de verdere invulling van de bijeenkomst.
Je bedenkt automatisch wat wel en wat niet aan de orde moet komen, in welke volgorde je dat doet en hoe diep je erop in wilt gaan.

Een goede omschrijving van het gewenste resultaat: 

  • is je rode draad voor de bijeenkomst  
  • geeft de medewerkers houvast zodat zij weten wat hen te wachten staat en wat er van hen verwacht wordt. 
  • geeft sturing bij lastige discussies 
  • zorgt ervoor dat resultaten getoetst kunnen worden 
  • zorgt ervoor dat je aansluit bij de doelen van de organisatie.

Het formuleren van een gewenst resultaat vinden veel mensen lastig. 
Wat mij altijd helpt is om te beginnen met een ruime omschrijving van het gewenste resultaat. 
Daarin beschrijf ik in 1 zin wat ik aan het einde van de bijeenkomst bereikt wil hebben in algemene bewoordingen. 

Vanuit deze ruime omschrijving ga ik kijken welke stappen nodig zijn om dat resultaat te realiseren. 

  • Voor iedere stap formuleer ik een specifieke doelstelling en benoem ik het gewenste resultaat van die stap (bijvoorbeeld: brainstormen, informatie uitwisselen, kennis delen, enz. ).
  • Vervolgens ga ik per specifieke doelstelling bedenken hoeveel tijd ik ervoor uit kan trekken, ik maak dan dus mijn agenda. Dat doe ik heel precies, afhankelijk van de duur van de bijeenkomst in tijdsblokken van 5 minuten tot een uur. 
  • Pas wanneer ik dit allemaal helder heb voor mijzelf ga ik nadenken over de werkvormen die ik wil gebruiken. 
  • Afhankelijk van het gewenste resultaat en de tijd kies ik voor 1 of voor meerdere werkvormen. 

TIP: Zorg altijd voor een goede afronding van de bijeenkomst.
Zorg dat er geen losse eindjes meer zijn en dat gemaakte afspraken op papier staan. 

Deze manier van voorbereiden maakte dat ik met veel meer vertrouwen en rust de bijeenkomsten inging. 
Er was voldoende ruimte voor de onderwerpen, inbreng van de medewerkers en boodschappen van het hoofdkantoor. 
En natuurlijk ging er nog wel eens iets mis, gelukkig wel! 
Het voelde alleen veel minder ongemakkelijk omdat ik wist dat het niet aan mijn voorbereiding lag. 
Waar het dan wel aan lag? 
Soms aan het onderwerp dat niet aansloot. 
Of aan de boodschap die gebracht moest worden. Of aan de locatie die niet prettig was. 
Of.., of…, of… het feit dat er iets niet gaat zoals gepland kan heel veel oorzaken hebben. 
Ik merkte dat wanneer er nu iets niet goed ging ik dat openlijk toe kon geven, zonder het gevoel te hebben in mijn hemd te staan. 
Sterker nog, ik keek samen met de medewerkers hoe we toch daar konden komen waar we moesten zijn en paste het programma aan.
En zo leerde ik dat fouten maken mag.
Dat het niet erg is en dat je er met elkaar van kunt leren.

Herken je mijn verhaal?
Heb jij wel eens iets helemaal verprutst?
Hoe heb je dat toen opgelost?
Ik zou het leuk vinden om jouw oplossing te horen. 
Laat een reactie achter op mijn Facebook pagina of door een tweet te plaatsen.